Die Bedeutung der E-Rechnung nimmt in Deutschland und der EU stetig zu. Unternehmer, die im täglichen Geschäftsverkehr tätig sind, sollten sich rechtzeitig mit den gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung auseinandersetzen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zur traditionellen Papierrechnung enthält die E-Rechnung Daten, die direkt in die Buchhaltungssysteme der Empfänger eingelesen und verarbeitet werden können. In der EU ist das standardisierte Format XML (UBL) weit verbreitet.
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?
Seit November 2020 gilt in Deutschland eine verbindliche E-Rechnungs-Pflicht für Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene Rechnungen ausstellen. Diese Regelung beruht auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die das Ziel verfolgt, die Abwicklung von Rechnungen europaweit zu digitalisieren und zu standardisieren. Unternehmen, die mit Behörden oder staatlichen Institutionen zusammenarbeiten, sind seitdem verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln.
Allerdings gilt diese Pflicht nicht nur für große Unternehmen. Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), die an staatliche Auftraggeber liefern, sind zur Nutzung der E-Rechnung verpflichtet. Eine Missachtung dieser Vorschriften kann dazu führen, dass Rechnungen nicht anerkannt und Zahlungen verzögert oder verweigert werden.
Gesetzliche Rahmenbedingungen in Deutschland
In Deutschland regelt die E-Rechnungsverordnung (ERechV) die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Unternehmen müssen dabei sicherstellen, dass ihre E-Rechnung bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllt, um steuerlich anerkannt zu werden. Diese beinhalten:
- Authentizität der Herkunft: Der Absender der Rechnung muss eindeutig identifizierbar sein.
- Integrität des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung darf während der Übermittlung nicht verändert werden.
- Lesbarkeit: Die Rechnung muss in einem strukturierten Format übermittelt werden, das für Menschen und Maschinen lesbar ist.
Zur Sicherstellung der Integrität und Authentizität der Rechnungsdaten sind elektronische Signaturen oder das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) erforderlich. Eine weitere gesetzliche Vorgabe betrifft die Archivierungspflicht. E-Rechnungen müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren revisionssicher aufbewahrt werden.
Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen
Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften bietet die E-Rechnung zahlreiche betriebliche Vorteile. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
| Kostenersparnis | Unternehmen sparen Druck- und Portokosten. |
| Schnellere Verarbeitung | Die automatische Verarbeitung elektronischer Rechnungen reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehler. |
| Nachhaltigkeit | Der Verzicht auf Papier trägt zur Umweltfreundlichkeit bei. |
| Zahlungssicherheit | Elektronische Rechnungen bieten eine höhere Transparenz und Nachverfolgbarkeit, was zu schnelleren Zahlungseingängen führt. |
Internationale Vorgaben zur E-Rechnung
Auf EU-Ebene existiert die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die alle Mitgliedsstaaten zur Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung verpflichtet. Damit soll der grenzüberschreitende Handel erleichtert und der bürokratische Aufwand reduziert werden. Neben der EU haben auch andere Länder wie die Schweiz, Norwegen oder Brasilien eigene Regelungen zur E-Rechnung eingeführt, die ebenfalls für international tätige Unternehmen relevant sind.
Welche Anforderungen müssen Unternehmer konkret beachten?
Unternehmer sollten folgende Punkte beachten, um den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung gerecht zu werden:
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungs-Pflicht betroffen ist: Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein geeignetes Rechnungsprogramm verwenden, das E-Rechnungen im gesetzlich geforderten Format ausstellen kann.
- Implementieren Sie sichere Übermittlungswege: Hierzu gehören elektronische Signaturen oder EDI-Systeme, um die Authentizität und Integrität der Daten zu gewährleisten.
- Achten Sie auf die gesetzlichen Archivierungspflichten: E-Rechnungen müssen revisionssicher und für den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein.
Ein umfassendes Verständnis der rechtlichen Anforderungen zur E-Rechnung ist unerlässlich, um Strafen oder Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung zu vermeiden. Wer sich unsicher ist, sollte einen Steuerberater oder Experten für digitale Buchhaltung hinzuziehen. Außerdem finden Sie in diesem kostenlosen E-Book zur E-Rechnung einige Hilfestellungen.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist für viele Unternehmen eine gesetzliche Pflicht und bietet erhebliche betriebliche Vorteile. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen können Unternehmen den Rechnungsprozess effizienter und kostengünstiger gestalten. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Welt wird die elektronische Rechnungsstellung zur unverzichtbaren Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg.
