Die monatliche Entgeltabrechnung gehört zu den wiederkehrenden Pflichtaufgaben im Unternehmen und bindet in der Praxis mehr Zeit, als der reine Rechenweg vermuten lässt. Schon ein falsch berechneter Beitrag oder eine verspätete Meldung führt in der Folge zu Nachzahlungen, Rückfragen und Korrekturläufen. Verantwortlich bleibt dabei immer der Arbeitgeber, und zwar auch dann, wenn eine Kanzlei oder ein externer Dienstleister die Abrechnung übernimmt. Den Rahmen dafür bilden im Wesentlichen die Pflichtangaben, die jährlich angepassten Rechengrößen und die Meldefristen.
Welche Angaben gehören in jede Entgeltabrechnung?
Beschäftigte haben grundsätzlich Anspruch auf eine Abrechnung in Textform, sobald sich Höhe oder Zusammensetzung des Entgelts ändern. Geregelt ist das in § 108 der Gewerbeordnung, während die inhaltlichen Mindestangaben in der Entgeltbescheinigungsverordnung stehen. Eine bloße Überweisung ohne Beleg genügt damit nicht. Enthalten sein müssen vielmehr die folgenden Angaben.
- Abrechnungszeitraum sowie die Zahl der abgerechneten Tage oder Stunden
- persönliche Daten wie Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Sozialversicherungsnummer
- Bruttobezüge, getrennt nach laufendem Entgelt, Einmalzahlungen und geldwerten Vorteilen
- alle Steuer- und Sozialversicherungsabzüge im Einzelnen, jeweils mit der zugehörigen Bemessungsgrundlage
- Auszahlungsbetrag samt weiterer Abzüge wie Vorschüssen, Pfändungen oder Darlehensraten
Nachvollziehbar aufgebaute Abrechnungen verringern damit nicht allein die Zahl der Rückfragen aus der Belegschaft, sie erleichtern zugleich die spätere Betriebsprüfung.
Welche Rechengrößen gelten 2026?
Zum Jahreswechsel ändern sich regelmäßig Beitragssätze, Grenzwerte und Freibeträge. Veraltete Werte im Abrechnungssystem erzeugen deshalb Abweichungen, die häufig erst Monate später auffallen. Für 2026 prägen vor allem die folgenden Größen die Entgeltabrechnung.
| Rechengröße | Wert 2026 |
|---|---|
| Gesetzlicher Mindestlohn | 13,90 Euro je Stunde |
| Minijob-Grenze | 603 Euro im Monat |
| Übergangsbereich für Midijobs | 603,01 bis 2.000 Euro |
| Beitragsbemessungsgrenze Kranken- und Pflegeversicherung | 5.812,50 Euro im Monat |
| Beitragsbemessungsgrenze Renten- und Arbeitslosenversicherung | 8.450 Euro im Monat |
| Versicherungspflichtgrenze in der Krankenversicherung | 77.400 Euro im Jahr |
Die angehobene Verdienstgrenze im Minijob wirkt sich unmittelbar auf die Stundenplanung aus, weil zehn Wochenstunden zum Mindestlohn diesen Betrag ergeben. Auch die Beitragsbemessungsgrenzen sind zum Jahresanfang im Abrechnungssystem zu prüfen, weil sich Beiträge oberhalb dieser Werte nicht weiter erhöhen.
Welche Fristen bestimmen den Abrechnungsmonat?
Die Termine der Entgeltabrechnung liegen recht eng beieinander. So ist die Lohnsteueranmeldung am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig, während der Beitragsnachweis die Krankenkassen bereits am fünftletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats erreicht. Die Beiträge selbst folgen dann am drittletzten Bankarbeitstag. Hinzu kommen anlassbezogene Meldungen bei Eintritten, Austritten, Unterbrechungen und Entgeltänderungen. In der Praxis bedeutet das, dass Änderungen aus der Personalabteilung spätestens Mitte des Monats vorliegen sollten.
Hinweis: Werden Sozialversicherungsbeiträge nicht rechtzeitig gezahlt, fällt für jeden angefangenen Monat ein Säumniszuschlag von einem Prozent des rückständigen Betrags an. Bei einbehaltenen, aber nicht abgeführten Arbeitnehmeranteilen kommt eine strafrechtliche Bewertung nach § 266a StGB hinzu.
Wo entstehen die häufigsten Fehler?
Längst nicht jede Abweichung fällt im laufenden Monat auf. Häufig sind es kleine Fehler bei der Lohnabrechnung, die sich über Monate fortschreiben und erst bei der nächsten Betriebsprüfung sichtbar werden. Die Ursachen ähneln sich dabei in vielen Betrieben.
- veraltete Stammdaten, etwa eine nicht über ELStAM aktualisierte Steuerklasse
- falsch bewertete Sachbezüge wie Dienstwagen, Tankgutscheine oder Dienstradleasing
- zu spät bemerkte Überschreitungen der Minijob-Grenze
- unvollständig erfasste Fehlzeiten aus Krankheit, Urlaub oder Kurzarbeit
- Urlaubsentgelt ohne die zuschlagspflichtigen Entgeltbestandteile
Eine vollständige Zeiterfassung verringert immerhin mehrere dieser Fehlerquellen auf einmal. Nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 trifft die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung alle Betriebe unabhängig von ihrer Größe.
Wann gehört die Abrechnung ins eigene Haus?
Für Betriebe mit stabilen Arbeitsverhältnissen und wenigen Sonderfällen ist die interne Abrechnung in aller Regel günstiger. Eine passende Lohnsoftware übernimmt dabei Berechnung, Meldungen und Buchungsliste, verlangt allerdings jemanden im Haus, der die Ergebnisse prüft und Rückmeldungen der Krankenkassen bearbeitet. Sobald hingegen Tarifbindung, Schichtzuschläge, Pfändungen oder Auslandseinsätze dazukommen, bleibt die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei die tragfähigere Variante. Verbreitet ist mittlerweile auch die Zwischenform, bei der die Abrechnung intern läuft und die Kanzlei einen eigenen Zugang für Kontrolle und Sonderfälle erhält.
Wie lange müssen Lohnunterlagen aufbewahrt werden?
Das Lohnkonto ist nach § 41 des Einkommensteuergesetzes bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Eintragung folgt. Für die Entgeltunterlagen der Sozialversicherung gilt allerdings eine eigene Regel, denn nach § 28f SGB IV endet die Frist erst mit Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Da die Deutsche Rentenversicherung im Regelfall alle vier Jahre prüft, sind die Unterlagen in der Praxis über einen längeren Zeitraum verfügbar zu halten.
Tipp: Ein digitales Ablagekonzept mit abgestuften Zugriffsrechten deckt beide Fristen ohne Papierarchiv ab und erleichtert die Auskunft bei Prüfungen. Entgeltdaten zählen zu den sensibelsten Beständen im Unternehmen, deshalb gehören Zugriffe protokolliert und Löschregeln schriftlich festgehalten.
Was macht eine verlässliche Entgeltabrechnung aus?
Verlässlich wird die Abrechnung am Ende weniger durch Detailwissen als durch feste Abläufe. Aktuelle Stammdaten, gepflegte Rechengrößen, ein verbindlicher Fristenkalender und eine zweite Kontrolle vor der Freigabe erfassen nämlich die meisten Abweichungen bereits vor der Auszahlung. Eine jährliche Überprüfung dieser vier Punkte im Januar reduziert den Korrekturaufwand dann in den übrigen Monaten.
